Một số lỗi thường gặp trong MS Excel

Khi làm việc với bảng tính Excel, chắc chắn không thể tránh khỏi những lỗi phát sinh ra khi sử dụng các hàm, các công thức tính toán, các thao tác khác trên bảng tính. Để có thể tìm ra lỗi, phải thật sự hiểu biết và kinh nghiệm về excel mới có thể xử lí lỗi một cách hiệu quả. Dưới đây là những lỗi thường gặp trong khi xây dựng bảng tính Excel và cách khắc phục.

1. Lỗi #NAME!

  • Phân tích lỗi: Sai tên hàm, công thức
  • Bạn dùng những hàm không thường trực trong Excel như EDATE, EOMONTH, NETWORKDAYS, WORKDAYS,… Khi đó cần phải vào menu Tools – Add-in. Đánh dấu vào tiện ích Analysis ToolPak;
  • Nhập sai tên một hàm số. Trường hợp này xảy tra khi bạn dùng bộ gõ tiếng Việt ở chế độ Telex vô tình làm sai tên hàm như IF thành Ì, VLOOKUP thành VLOOKUP;
  • Dùng những ký tự không được phép trong công thức;
  • Nhập một chuỗi trong công thức mà không có đóng và mở dấu nháy đôi “”;
  • Không có dấu 2 chấm : trong dãy địa chỉ ô trong công thức.

Ví dụ:

Excel không nhận diện được tên trong công thức. Ví dụ như hàm =SM(A2:A4)

Lỗi khi sử dụng sai tên hàm

Cách khắc phục: Sửa lại tên hàm/công thức cho đúng (SM -> SUM)

2. Lỗi #DIV/0! 

  • Phân tích lỗi: Lỗi chi cho 0
  • Nhập vào công thức số chia là 0. Ví dụ = MOD(10,0)
  • Số chia trong công thức là một tham chiếu đến ô trống.

Ví dụ: Lấy ô A2/A3. Kết quả bão lỗi #DIV/0 như hình sau:

Lỗi #DIV/0! xuất hiện khi chia một giá trị cho một giá trị 0

3. Lỗi #NULL! 

  • Phân tích lỗi: Lỗi dữ liệu
  • Dùng một dãy toán tử không phù hợp
  • Dùng một mảng không có phân cách
Lỗi #NULL! khi sử dụng sai điểm giao dữ liệu trong công thức

(Lỗi này xảy ra khi sử dụng các phép toán tử như =SUM(A1:A4 B1:B4), giữa hai hàm này không có điểm giao nhau, để khắc phục bạn phải xác định chính xác điểm giao nhau giữa hai hàm.)

4. Lỗi #N/A

  • Giá trị trả về không tương thích từ các hàm dò tìm như VLOOKUP, HLOOKUP, LOOKUP hoặc MATCH.
  • Dùng hàm HLOOKUP, VLOOKUP, MATCH để trả về một giá trị trong bảng chưa được sắp xếp.
  • Không đồng nhất dữ liệu khi bạn sử dụng địa chỉ mảng trong Excel.
  • Quên một hoặc nhiều đối số trong các hàm tự tạo.
  • Dùng một hàm tự tạo không hợp lý.

(Xảy ra khi công thức tham chiếu đến một ô trong mảng nhưng ô đó lại không có giá trị. Lỗi này thường xảy ra với các hàm tìm kiếm như VLOOKUP, HLOOKUP… Chỉ cần xem kỹ lại công thức và chỉnh sửa ô mà hàm tham chiếu tới.)

5. Lỗi #VALUE! 

  • Bạn nhập vào công thức một chuỗi trong khi hàm yêu cầu một số hoặc một giá trị logic;
  • Đang nhập một hoặc chỉnh sửa các thành phần của công thức mà nhấn Enter;
  • Nhập quá nhiều tham số cho một toán tử hoặc một hàm trong khi chúng chỉ dùng một tham số. Ví dụ =LEFT(A2:A5);
  • Thi hành một marco (lệnh tự động) liên quan đến một hàm mà hàm đó trả về lỗi #VALUE!

Ví dụ:

Xuất hiện khi trong công thức có các phép toán không cùng một kiểu dữ liệu. Chẳng hạn công thức =A1+A2+A3+A4. Trong đó A1, A3 có giá trị là 1,2, các ô A2, A4 là A, C. Vì 1, 2 là một ký tự số học, còn A, C là 1 chuỗi mẫu tự nên không thực hiện được phép tính. 

Lỗi #VALUE! khi sử dụng sai dữ liệu trong công thức

Cách khắc phục: Loại bỏ ô chứa dữ liệu là kiểu text ra khỏi công thức, hoặc thay đổi thành hàm SUM(A1:A4)

6. Lỗi #REF!

  • Phân tích lỗi: Sai vùng tham chiếu
  • Xóa những ô đang được tham chiếu bởi công thức. Hoặc dán những giá trị được tạo ra từ công thức lên chính vùng tham chiếu của công thức đó.(Đây là lỗi tham chiếu ô, chẳng hạn bạn xóa dòng hay cột mà dòng cột đó được dùng trong công thức, khi đó sẽ bị báo lỗi #REF!)
  • Liên kết hoặc tham chiếu đến một ứng dụng không thể chạy được.

7. #NUM! 

  • Lỗi dữ liệu kiểu số
  • Dùng một đối số không phù hợp trong công thức sử dụng đối số là dữ liệu kiểu số. Ví dụ bạn đưa vào công thức số âm trong khi nó chỉ tính số dương.
  • Dùng hàm lặp đi lặp lại dẫn đến hàm không tìm được kết quả trả về.
  • Dùng một hàm trả về một số quá lớn hoặc quá nhỏ so với khả năng tính toán của Excel.

(Giá trị số trong công thức không hợp lệ, số quá lớn hoặc quá bé. Chẳng hạn như phép tính =99^999 sẽ bị báo lỗi #NUM!, chỉ cần giảm bớt giá trị tính toán lại.)

8. Hình thức hiển thị ######

  • Phân tích: Độ rộng của cột không đủ để hiển thị dữ liệu
  • Hoặc: nhập giá trị ngày tháng hoặc thời gian là số âm.

Trên đây là một số lỗi và hình thức hiển thị khi xử lý bảng tính Excel. Hi vọng sẽ giúp ích cho độc giả có thể dễ dàng xử lý để khắc phục những hiện tượng trên.